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HOtConPass緊急お知らせ・登下校情報メール配信サービス

JTB GROUP 感動のそばに、いつも。

児童・生徒が被害者となる凶悪な事件や事故、大きな被害をもたらす震災や台風など、非常事態に対応するためには、「正確な情報をより早く共有し、対処することが重要です。」
HotConPassとは、塾・学校からの緊急連絡やお知らせ情報を保護者にメールで配信するASPサービスです。
ICカードを利用した登下校メールや、WEBによる欠席、遅刻・早退申請機能も有しており、生徒の保護者の安心と教職員の業務効率化を提供しております。

news

2020.3.26
ホームページリニューアルしました。
2019.2.18
欠席遅刻申請機能をバージョンアップしました。

機能紹介

緊急情報・お知らせ情報メール配信サービス

緊急・お知らせ情報
メール配信サービス

緊急情報・お知らせ情報メール配信サービス-画像_01 arrow 緊急情報・お知らせ情報メール配信サービス-画像_02 arrow 緊急情報・お知らせ情報メール配信サービス-画像_03

保護者向けの緊急情報やお知らせをメールで一斉配信。学年別・クラス別の他、行事参加者のみなどの配信先の選択も可能です。

緊急情報・
お知らせ情報配信
塾・学校からの緊急連絡お知らせ情報(塾学校のイベント案内・不審者情報等)をメール配信します。またメールアドレスは4つまで登録することが出来ます。(PC、携帯電話どちらでもOK)
一斉配信
登録されたメールアドレス宛てに一斉に情報を配信します。
連絡網による電話伝達とは異なり、時間差が生じることがありません。大量のメールを送信する一斉配信では、JTB高速サーバは効果を発揮します。
分類別送信
分類で作成した項目(学年・クラス・部活・海外研修参加者など)でメール配信を行うことができます。分類は、ユーザ任意の設定が可能です。
アンケート機能
保護者会の出欠確認や安否確認、学校評価アンケートなど自由にアンケートを作成し、様々な送信機能を利用して送信することができます。
また、アンケートの結果を即時集計・分析することができます。
送信メールの
開封確認
メール配信後、受信したメールについたURLをクリックをしていただくことで、確認の有無が把握できます。開封通知がない場合は、未確認として管理者は把握することができ、その後の再送や電話確認ができます。
業務の効率化
「保護者へ渡す用紙を生徒が渡し忘れてしまう」、「台風により休校の決定をすぐ連絡しなければならない」など、今までの連絡網による電話代や時間がかかりすぎなどに対して、業務を軽減します。
送信日時設定
即時配信のほかにも、あらかじめ設定しておいた日時にメール送信することも出来ます。
塾・学校管理者用
WEBサイト
緊急お知らせメールの作成・送信を行います。送信したメールの開封状況の確認も可能です。また、お知らせメールで配信するアンケートの作成・集計ができます。
保護者用WEBサイト
メールアドレスの登録、変更やパスワードの設定を行うことができます。
また直近30日間に自分あてに配信されたお知らせメールを確認することができます。
欠席・遅刻・早退申請管理

欠席・遅刻・早退
申請サービス(オプション)

欠席・遅刻・早退申請管理-画像_01 arrow 欠席・遅刻・早退申請管理-画像_02 arrow 欠席・遅刻・早退申請管理-画像_03

急用や体調不良による遅刻・欠席もWEBで連絡。対応する教職員の管理業務を軽減します。

教職員の
業務負担の軽減
欠席や遅刻連絡の電話応対の時間を削減できます。また欠席者などのリストも簡単な操作で閲覧・出力することができます。
保護者の負担の軽減
保護者専用WEBサイトからのWEB申請ができます。電話応対とは違い24時間受付することが可能です。通勤移動中の携帯電話からの申請などもできます。
受付完了メールの
返信
WEB申請の受付後、完了メールを登録済アドレス宛に自動送信します。申請完了の確認や、なりすまし防止対策になります。
登下校メールとの
併用で出欠簿の
自動作成
申請されたデータは一定期間HotConPassサーバに保存されます。登下校メールサービスと併用することで、月毎の出欠簿の作成や、遅刻・欠席日数の集計なども可能です。
登下校メール配信サービス

登下校メール配信サービス

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児童・生徒の登下校をリーダーとICカードで管理。保護者に自動でメール通知が届き、無事を確認できます。

登下校時
メール配信
登下校時、リーダに生徒の携帯するICカードをかざすことで保護者宛にメールを配信します。登下校状況が把握できるので、遅い時間の通学なども保護者は安心です。
塾・学校管理者用
WEBサイト
児童・生徒の登下校確認や、欠席遅刻早退編集、出欠管理表などを閲覧・帳票出力ができます。
出欠管理
登下校の履歴から生成した個人の出欠管理表を管理者WEBサイトで閲覧・帳票出力ができます。また全生徒,学年別など分類に対応した出欠状況を当日や月別CSVファイル、PDFファイルで確認ができます。
保護者用
WEBサイト
過去1週間の登下校履歴を見ることができます。
在校管理
登下校のログを利用し、生徒の在校状況を確認できます。
「在校」「下校」「未登校」それぞれを検索することができますので、災害時の校内の在籍状況や、日々の出席確認に役立ちます。

選ばれる理由

遅延のないメール送信

高速送信に対応した高性能・大容量サーバーにより、メールは即時配信。メール遅延によるトラブルの心配は不要です。

万全の情報セキュリティ

厳重に管理されたJTBデータセンターのサーバーは、国内トップクラスの物理的・システム的なセキュリティ体制です。

充実のアフターケア

導入後の保護者・児童・生徒情報の登録や、新年度の名簿更新、万一のトラブル対応など、アフターケアはお任せください。

教員の業務効率化

児童・生徒の出欠管理や保護者への連絡など、煩雑な業務を自動化することで、教員の業務量を軽減。長時間労働の是正に貢献します。

充実のアフターサポート

生徒・教職員データの登録

導入時に必要な児童と保護者、教職員などのデータ登録をサポートいたします。

年次更新・新入生データの登録

新年度のクラス替え、新入生の登録など、名簿情報の更新もサポートいたします。

新入生登録説明会

毎年、新たに利用登録される新入生の保護者向けに、説明会もご要望により承ります。

保護者向けコールセンター

メールアドレスの登録や、携帯電話やPCのメール受信設定など保護者の方が迷わないよう専用のコールセンターで問い合わせに対応します。

活用シーン

教育機関様
緊急時の連絡に

台風や警報による休校・時間変更のお知らせや、インフルエンザによる学級閉鎖の連絡など、一斉メールでお知らせ。

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日々の連絡に

時間割の変更、配付物の連絡、各種申請や申込の最終案内など。

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台風・災害などの安否確認

災害発生時に、生徒児童、教員やご家族の安全確認や、登下校可否状況の確認に。

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保護者会や行事の出欠確認

WEBで回答された結果を、管理サイトで確認できるので、用紙の印刷や提出後の集計などの手間が省けます。

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毎朝の出欠確認に

ICカードとリーダーで自動的に記録された登下校時間を画面で閲覧・帳票出力により、日々の出欠管理が可能です。

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欠席、遅刻・早退の管理に

WEB受付により、連絡内容は画面で一目瞭然。帳票出力も可能。朝の電話対応業務が軽減されます。

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保護者様
緊急時や日々の連絡で安心

様々なお知らせをメールで受信。
ダイレクトに学校からの連絡内容がわかるので、緊急時は特に効果的です。

緊急時や日々の連絡で安心-画像

災害時の安否確認に

災害発生時には、緊急お知らせメールで配信されたアンケートで、安否をお知らせすることができます。

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お子さまの到着確認に

自分の子どもが無事に学校や塾に着いたかどうか、メールでお知らせ。手間なく到着確認ができます。

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毎朝の出席確認 保護者会や行事の出欠回答

WEB画面による出欠連絡は、渡し忘れなどもなくなり便利です。

毎朝の出席確認 保護者会や行事の出欠回答-画像

欠席・遅刻の連絡に

子どもが体調不良で遅刻するときも、面倒な電話ではなく、メールで申請。連絡を受ける先生の手間も省けます。

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セキュリティ

国内トップクラスのセキュリティを誇るデータセンターで、大切な個人情報を守ります。

ISMS(情報セキュリティマネージメントシステム)またはJIS Q 15001(個人情報に関するコンプライアンス・プログラム)に準拠したセキュリティ確保を理念とし、マネージメントシステムで規定手順の決定、および評価、改善を行っております。
データセンターは国内トップクラスのファシリティレベルを誇るインターネットデータセンターです。防災設備、各種セキュリティ設備、電源多重化と自家発電設備等を備えており、安全なサービスをご提供しております。

セキュリティ対策
■ FireWallによるアクセス制御
■ IDSによる不正侵入検知・妨害(24H365日)
■ IDSによる不正侵入検知・妨害(24H365日)
■ アンチウィルスソフトによるフルスキャン(日時・全サーバ)
■ IDSによる不正侵入検知・妨害(24H365日)
■ 外部第三者によるセキュリティ定期監査の実施
■ IDSによる不正侵入検知・妨害(24H365日)
■ Internet上はSSL(128Bit)で暗号化して通信